PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI: NEDİR, NASIL HAZIRLANIR?

Mevcut veya kurulacak işletmelere bir çalışan alındığında, ilk yapılması gerekenlerden biri de "personel özlük dosyası" oluşturmaktır.

Bu dosya, her çalışan için ayrı ayrı oluşturulmalıdır ve çalışanların kişisel ve iş ile ilgili evraklarını saklamak için kullanılır.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası, çalışanın bir şirkette işe başladığı tarihten çıkışına kadar kişisel ve iş ile ilgili evraklarının saklandığı bir klasördür. Her personel için ayrı oluşturulan bu dosyalar, iş ilişkilerini düzenlemek ve işçi-işveren arasındaki hakların korunabilmesi açısından önemlidir. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi gereği, işverenlerin her bir personeli için özlük dosyası hazırlaması ve içindeki evrakları eksiksiz saklaması zorunludur.

Personel Özlük Dosyası Neden Önemlidir?

• Yasal Yükümlülük: İşverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi için gereklidir.
• İşçi Hakları: İşçi ve işveren arasındaki hakların karşılıklı korunmasını sağlar.
• Kanıt Niteliği: Hukuki süreçlerde kanıt olarak kullanılabilir.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

Çalışan hakkındaki her değişiklik dosyada yer almalıdır. İşe girişten çıkışa kadar, çalışan sadece işe girerken değil, hizmet süresi boyunca eğitim, iş deneyimleri, sağlık problemleri, raporlar ve izinler gibi birçok durumu belgelendirmelidir.

• Kimlik Fotokopisi
• İkametgah Belgesi
• Diploma veya Eğitim Belgeleri
• Adli Sicil Kaydı
• İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı Eğitimlerine katılım belgeleri/sertifikaları
• İşe Giriş ve Periyodik Sağlık Raporu
• İş Sözleşmesi
• SGK Giriş Bildirgesi
• Vergi Kimlik Numarası
• Askerlik Durum Belgesi (Erkek çalışanlar için)
• Fotoğraf (Genellikle 2 adet vesikalık)
• Aile Durum Bildirimi
• Muvafakatname (Kişisel verilerin işlenmesi için)
• Varsa çalışana ait MYK belgeleri, operatörlük sertifikaları, SRC Belgeleri vb.
• İş Güvenliği ile ilgili diğer belgeler

Çalışanın işe devamı süresince alacağı eğitimler, iş deneyimleri, sağlık problemleri, rapor ve izin belgeleri gibi tüm değişiklikler de dosya içeriğinde güncel olarak bulunmalıdır.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

1. Dosya Hazırlama

   • Her çalışan için ayrı bir klasör oluşturulmalıdır.
   • Dosyanın kapağına çalışanın ad-soyadını yazılmalıdır.

2. Temel Belgeleri Toplama

   • İşe yeni giren çalışandan gerekli belgeler talep edilmeli ve dosyaya eklenmelidir.

3. Güncel Tutma

   • Çalışanın hizmet süresi boyunca meydana gelen her türlü değişiklik belgelenmeli ve dosyaya eklenmelidir.

4. Matbu ve Dijital Saklama

   • Belgelerin matbu (basılı) halde saklanması gerekmektedir.
   • Ayrıca dijital versiyonlarını bilgisayarda yedeklemek de faydalı olacaktır.

Personel Özlük Dosyası Nereden Alınır ve Kim Hazırlar?

4857 sayılı İş Kanunu'nda dosyanın şeklen nasıl olacağına dair bir tarif veya yönerge bulunmamaktadır. Bu nedenle, ofis malzemeleri satan herhangi bir yerden standart dosyalar alınabilir. Piyasada boş ve hazır özlük dosyası klasörleri de mevcuttur.

Kurumsal kimliğe uygun antetli kağıt, fatura tasarımı, kartvizit gibi öğelerle işyeri logosu, adı, işçi ad-soyadının bulunduğu dosyalar tasarlanabilir. Bu, dosyaların bir standardı olmasını sağlar. İşletmelerde personel özlük dosyalarını, işveren veya insan kaynakları personeli hazırlayabilir.

Özlük Dosyaları ve İş Güvenliği Uzmanları

İşletmelerde ve şantiyelerde, personel özlük dosyalarını kimin hazırlayacağı konusunda tam bir fikir karmaşası mevcuttur. Aslında adından da anlaşılacağı üzere özlük dosyaları, Personel Sorumluları (Human Resources (HR) veya İnsan Kaynakları (İK) olarak da adlandırılmaktadır) tarafından hazırlanmalı ve muhafaza edilmelidir.

Dosyaların içinde bulunması gereken ve İş Güvenliği Profesyonelleri tarafından talep edilen veya oluşturulan belgelerin varlığı, personel özlük dosyalarının hazırlanması görevini iş güvenliği uzmanlarına vermez, veremez.

Personel özlük dosyalarının hazırlanması ve muhafazası İş Güvenliği Uzmanlarının görev tanımları içinde yer almamaktadır.

Personel Özlük Dosyasının Saklanma Süresi

Çalışan görevinden ayrılmış olsa bile özlük dosyası saklanmalıdır. Süreye dair kanunda net bir hüküm bulunmamakla birlikte, SGK, iş sağlığı ve güvenliği ve vergi kanunlarına göre belgelerin belirli süreler boyunca saklanması gerektiği bilinmektedir:

• İş Sağlığı ve Güvenliği: 15 yıl
• SGK: 10 yıl
• Vergi: 5 yıl

Personel Özlük Dosyası Bulunmama Cezası

4857 sayılı İş Kanunu’nun 104. maddesi gereğince, çalışanlarına özlük dosyası tutmayan işletmelere idari para cezası uygulanır. Bu cezalar yıllık olarak güncellenip artırılır. Ceza dışında, düzgün tutulmuş dosyalar işçi ve işveren açısından hukuki süreçlerde delil teşkil edebileceğinden dolayı büyük önem taşır.

Sonuç

Personel özlük dosyalarını uygun şekilde oluşturmak ve muhafaza etmek, çalışanların haklarını korumak ve işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmek için kritik öneme sahiptir. İşe alım sürecinde ve sonrasında gerekli evrakları düzenli olarak güncelleyerek, bu dosyaların eksiksiz ve güncel kalması sağlanmalıdır.